servicios especializados
Control Documental de Proyecto
El Control Documental de Proyectos es un servicio especializado que asegura la gestión, organización y trazabilidad de todos los documentos técnicos, administrativos y contractuales de un proyecto. Su propósito es garantizar que la información correcta llegue a la persona indicada en el momento oportuno, evitando errores, duplicidades y retrasos en la ejecución. A través de procesos estandarizados se administran transmittals, revisiones, versiones de planos, minutas, especificaciones técnicas y reportes, asegurando que cada documento esté validado, registrado y disponible con total trazabilidad y cumplimiento de normativas internacionales de gestión documental.
En MIMS, el Control Documental de Proyectos se apoya en metodologías certificadas y en el ecosistema digital Intelligent 360, que permite gestionar documentos en línea, controlar flujos de aprobación, mantener históricos de versiones y generar reportabilidad avanzada en tiempo real. Esto asegura transparencia, reduce riesgos de información desactualizada y brinda confianza a mandantes, contratistas e ingenierías, facilitando la coordinación entre disciplinas y mejorando la eficiencia del proyecto en todas sus etapas.
Información correcta, a la persona correcta, en el momento correcto.
Control documental auditable con CDE, transmittals y versionado ISO 19650 para eliminar retrabajos y riesgos.
PROBLEMAS Y SOLUCIONES
ISO 19650 define gestión de la información y flujos en un Common Data Environment (CDE) con estados, revisiones y metadatos para asegurar consistencia.
- Versiones desalineadas (WIP vs. IFC), documentos duplicados y rutas de aprobación difusas → retrabajos, demoras y claims.
- Ausencia de trazabilidad: no se conoce quién envió qué, cuándo, ni bajo qué revisión.
- Entornos no normalizados (sin CDE) y nomenclaturas inconsistentes.
Nuestra propuesta de valor: La Solución
Gestión integral de documentos soportada en CDE y procesos normalizados:
- Registro maestro de documentos (MDR/MDL), metadatos y estados (WIP/Shared/Published/Archive).
- Transmittals para emitir y dejar trazado el envío/recepción de revisiones entre partes.
- Convenciones de nomenclatura y clasificación (p. ej., UK National Annex de ISO 19650) para identificación única.
- Controles de documentación ISO 9001 – cláusula 7.5 (documented information).
alcance del servicio
- Diseño del CDE y gobernanza (roles, permisos, flujos, estados).
- MDR / Master Deliverable Register por disciplina con metadatos, fechas plan/real y responsables.
- Nomenclatura estándar y campos obligatorios (código de proyecto, disciplina, tipo, rol, número, status y revision).
- Transmittals y submittals: emisión, acuse, auditoría y archivo.
- Control de versiones y “publish to IFC” con historial y sellos de aprobación.
- Turnover dossiers (QA/QC, as-built) y retención documental.
diferenciadores clave
- CDE operable ISO 19650 con flujos por estado y revisión; disminuye errores por versión.
- MDR vivo (plan vs. real) para seguimiento y reportabilidad por disciplina.
- Transmittals auditables integrados al registro documental.
- Cumplimiento ISO 9001 (7.5) para control de información documentada.
cómo funciona
- Kick-off & gobernanza: matrices RACI, permisos, estructura del CDE y reglas de nombre.
- MDR inicial: carga de entregables por disciplina, metadatos y baseline.
- Producción & revisión: control WIP/Shared, revisiones y comentarios.
- Aprobación & publicación: emisión con transmittal y cambio de estado a IFC/Published.
- Distribución & uso: trazabilidad de lectura/descarga y control de “current revision”.
- Cierre & turnover: compilación de dossiers, lecciones aprendidas y retención.
control documental de proyecto
Casos de uso y escenarios reales
- Minería/EPCM: control de planos IFC y especificaciones entre ingeniería–procura–construcción.
- Infraestructura: gestión de shop drawings y as-built por frentes de obra.
- Industrial/Energía: dossiers de calidad y turnover para puesta en marcha.
MEDICIÓN CLAVE DE KPI
- Cycle time de aprobación (submittal → aprobación).
- % uso de revisión vigente (current vs. superseded).
- On-time submittals vs. MDR planificado.
- Retrabajo por versión (# incidentes por documento no vigente).
- Trazabilidad (# envíos con transmittal/auditoría).
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